Herramientas

Este capítulo voy a escribir sobre algunas herramientas que estuve utilizando principalmente para ordenarme, y por ende, poder ordenar mi negocio.

Planificación

“Lo que no se mide no se mejora”: para poder planificar me armé un excel que está pensado en años, divido por meses, desde el momento cero cuando no tenia gastos ni clientes, hasta el día de hoy que tengo más gastos y más clientes. En este voy anotando los costos fijos y variables, los ingresos y egresos en mi facturación divididos en Plan (lo que yo pienso que voy a gastar o ganar), Real (lo que termino gastando/facturando) y su Diferencia (plan vs real).

También tengo un sector exclusivo de pagos donde voy siguiendo las deudas de pagos ya que muchos de los clientes pagan de 30 a 90 días o más, y a veces es fácil perderle el rastro dentro de la agenda de trabajo.

Esta herramienta me ha permitido ver a donde se están yendo mis ingresos, por porcentaje en cada línea, de dónde vienen mis mayores y menores ingresos, flujo de facturación (meses altos y bajos) y con esta información y por supuesto con el tiempo, puede empezar a trazar imponderables.

Para los ingresos y egresos de mi vida personal y mi negocio, uso la aplicación Mobills que me permite llevar el tracking de todas mis operaciones mes a mes y con eso puedo llevar el control de los gastos y planificar con información más precisa.

 

Marca

Dominio

Contar con un dominio para tu empresa para mi es una herramienta muy útil a la hora de tener sostener tu marca, tu web, ordenar tus mails y archivos de manera profesional.

Los costos de tener un dominio no son altos y se amortizan en el año: podés tener tu web, tus correos y tu FTP por $50 mensuales con una renovación anual de $125 en un paquete básico.

Entre otras: Towebs, GoDaddy. – No recomiendo Webix ni ninguna gratuita porque las url son muy largas y difíles de recordar y además están llenas de publicidad.

Tiempo

Pomodoro

Pomodoro es una herramienta que me ha servido mucho para poder medir el tiempo real que trabajo. Estando uno en la casa fácilmente se puede distraer con alguna tarea hogareña y esto no significa que haya estado trabajando todo ese tiempo.

Definir el tiempo de trabajo es importante para medir la magnitud de algunos trabajos, trazar presupuestos, y por supuesto también verificar cuántas horas trabajamos por semana y al mes y si los costos son consistentes con eso.

Pomodoro tiene su versión gratuita con un seteo bastante limitado y por supuesto también la versión paga (que es la que yo tengo) que sale apenas unos dólares donde se pueden setear horas de trabajo y de break, lo que a la larga me permitió saber cuál es mi módulo de trabajo y poder fijar un costo hora en base a eso.

Existen otras alternativas de medición en este punto según el servicio que presten, no necesariamente tiene que ser Pomodoro.

Banco de Imágenes

Shutterstock

Los bancos de imágnes en general tienen tarifas muy altas para un emprendedor (U$D200 mensuales aprox.) pero en una ocasión en donde el tiempo apremiaba tuve que entrar obligada a la página y efectivamente encontré lo que buscaba en un breve transcurso de tiempo. Después de analizarlo un poco, caí en cuenta que este costo directamente lo podía poner en el presupuesto como adicional ya que era un pedido del cliente. Encontré una tarifa bastante accesible para poder comprar 5 fotos, renovable una vez que se terminan, por U$D49.

A algunas como mencioné las incluyo en los presupuestos pero sino las contabilizo como material de trabajo – A esta altura del partido tengo que tener una foto buena de un cielo sin tener que sacarla de Google!. Pienso que a veces hay que hacer inversiones a favor de nuestro de trabajo para entregar un mejor producto/servicio.

Alternativa: Freepick – Es gratis y te saca del paso.

Transferencia de archivos

Transmit

Además de tenerla como cliente FTP en la compu, me compré la aplicación para el celular por U$D9,99 ya que me pareció un precio justo por tener el FTP a la mano. Esta app me permite no tener que andar con la compu para todos lados, simplemente subo los archivos que voy a necesitar y me los puedo descargar en cualquier lado.

También puedo reenviar originales ya que muchas veces los clientes los necesitan para varios proveedores y no me obliga tampoco a conectarme a la pc.

Desde trasmit podés, además de descargarlos, enviarlos directamente por mail o a otra plataforma de transferencia como puede ser Dropbox.

Alternativa Windows: Filezilla.

Dropbox

Permite transferir archivos vía web de manera gratuita y lo bueno que tiene es que no se vencen los links. Por esto era siempre el que usaba además del Transmit, pero me di cuenta que a mis clientes no le gustan los links largos y simplemente no les interesaba el hecho que dure in aeternum en la red.

WeTransfer

Es la más fugaz y la que peor conexión tiene, si querés subir un archivo pesado pero por su nombre corto y su interfaz amigable es la que prefieren todos mis clientes.

La recomiendo para archivos livianos y que saben que llega a un solo destinatario.

Si no tenés un dominio o un FTP, te recomendaría que pagués el abono mensual ya que se pueden almacenar en estos mismos links la información de manera más permanente similar a tener un FTP.

Box

Además de tener los mismos beneficios de Dropbox, también podés ver la cantidad de gente que se descargó tu archivo. Esto parece una pavada pero te sirve de referencia para tener idea del alcance de tu trabajo de manera informal, ya sea para evaluar el precio de tu trabajo o la herramienta de transferencia en sí.

Pagos

Cobranzas

Es una plataforma de seguimiento del proceso de pago muy útil que tienen muchas de las grandes empresas nacionales e internacionales. En ella podés revisar el status de tus pagos, si ya fueron cargadas o no tus facturas. También tenés mediante el servicio de tickets, un centro de ayuda para dudas o consultas del proceso de pago.

Esta interfaz se puede usar vía web y también tiene su app sin costo. Lo que criticaría es que en la app no se pueden hacer tickets, con lo cual siempre tenés que volver a la web. La app sirve para ver el macro de las cuentas a pagar y luego hay que tomarse el tiempo para reclamarlas vía web. Recomiendo que por lo menos una vez por semana se tomen este tiempo, ya que si los pagos no avanzan y no se reclaman, es probable que nunca te los paguen – El que se tiene que ocupar de cobrar es uno.


Espacio de trabajo

Es muy importante asignarle un lugar a la casa como tu espacio de trabajo, decorarlo y ponerle mucho amor ya que ahí, vas a pasar la mayor parte del día.

El hecho de no trabajar en ninguna oficina no quiere decir que no trabajes en ningún lado, al contrario, buscá un lugar en tu casa donde e sientas cómodo, que tenga una ventana cerca para que no te sientas encerrado, que te permita tener noción del tiempo, y sentir un poco el aire.

Si tenés una casa muy chica donde tu espacio de trabajo no es tal, asegúrate de salir por lo menos dos veces por semana a trabajar fuera de tu casa para que puedas caminar y oxigenarte para poder estar mejor, concentrado en tu trabajo y no embotarte. Muchas veces pasa que, como emprendedores, no tenemos dinero suficiente para pagar el alquiler de una oficina o de un espacio de coworking (más adelante), pero sí te podés ir a tomar un café a un lugar en donde tengan wifi y trabajar desde ahí aunque sea un mediodía o una tarde.

Estar trabajando y viviendo en el mismo lugar es a veces lo peor de este estilo de trabajo. Tenés que tener claro donde empieza el emprendedor y donde termina la persona porque eso hace muchas veces que no puedas ser lo que tenés que ser en cada momento: se diluye el límite y terminás estancado en tareas del hogar o trabajando hasta las 4 de la mañana.

Espacios de Coworking

Los espacio de coworking es un lugar donde puede ir gente sin oficina o sin espacio de trabajo pagando una pequeña cuota (en comparación con un alquiler u oficina) y trabajar cómodamente con wifi, mesas servicio de café, salitas de reuniones y etc.

La primera vez que fui a un espacio de estos fue porque se me cortó la luz en casa y necesitaba enviar unos archivos muy pesados, sabía que en un café eso iba a tardar mil años. Ya había escuchado de estos espacios en muchos de los cursos para emprendedores que había hecho, y casualmente encontré uno a 4 cuadras de mi casa.

Si bien idealmente es una alternativa diaria, no lo es tanto en costo: las horas se cobran por monto fijo, siendo la primera la más cara y luego baja, pero sólo son esas dos tarifas. Además existen otros de costo fijo mensual, que si bien es más barato que un alquiler, para un emprendedor en sus comienzos sigue siendo caro, estoy hablando de $2500/$3000 mensuales, un espacio en una mesa comunitaria.

Personalmente sugiero este servicio una vez que tu negocio este estable y en donde realmente te sirva estas rodeada de otras personas con distintas carreras y ocupaciones.

Algunos ejemplos: Urban Station, La Maquinita Co, Area Tres,  Manawa, GoWork, etc.

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