Procesos

Convocatoria

Para poder ingresar como proveedor a una empresa o compañía primero debe existir una convocatoria. Dependiendo el caso, suele ser mediante pitch o pull de costos: se solicita a tres proveedores que coticen un mismo trabajo bajo una misma especificación. En líneas generales, se avanza con el costo más bajo. Si la convocatoria es por contacto de todas formas, tenés que cotizar el trabajo por el cual te convocan.

También se suele hacer una reunión/entrevista para conocerse y charlar acerca del proyecto convocante donde seguramente tengas que llevar tu portfolio, CV o alguna presentación acerca de los servicios de tu empresa.

Si esto tiene un resultado positivo, el próximo paso es que te den el alta como proveedor.

 

Alta como proveedor

Para poder ingresar como proveedor de un cliente o empresa, hay que enviar la documentación fiscal requerida y a su vez, recibir esta misma información por parte del cliente. Por supuesto, también tiene que quedar en claro el tiempo de procesamiento de los pagos que suelen ser de 30 a 90 días de la fecha de facturación. Las grandes empresas, por lo general, también van a requerir que el proveedor firme un contrato de confidencialidad entre la empresa, las marcas y el proveedor.

Documentación a enviar (proveedor): constancia de inscripción a AFIP, último CM05 o Ganancias, y su correspondiente presentación, constancia de CBU, si corresponde, la constancia de Ingresos Brutos (IIBB) o la exención.

Documentación que debo solicitar (cliente): constancia de inscripción a AFIP o nombre de la empresa registrada, CUIT, dirección (importante si es Buenos Aires o CABA) y tipo de responsabilidad fiscal. – Siempre consultar plazo de proceso de pago.

 

Proceso de compra – Generación de OC

Una vez que el proveedor fue dado de alta, se procede a confirmar dicho presupuesto mediante la carga de una orden de compra (OC), la cual será nuestra garantía de pago.

Dependiendo de la empresa y del proceso, se avanza con una confirmación formal por mail como compromiso de compra, y a modo de emergencia, para poder comenzar con el pedido. Si no, directamente, se espera el proceso de generación de la OC para comenzar el con el proceso de diseño o de producción.

La OC es tu única garantía de pago, con lo que se debe prestar siempre atención y hacer el seguimiento correspondiente ya que por lo general llega después de haber comenzado el trabajo.

El número de OC en sí, se genera internamente en la empresa y dependiendo de ella, o te llega por mail a través de una aplicación de pagos internos o, por línea general, tenés que reclamarla a la persona que te solicitó tu trabajo. Tené en cuenta que la generación de la OC si bien es casi inmediata, lo que más cuesta es que cada solicitante se tome el tiempo de cargarla y luego esperar que esa OC en sí atraviese su proceso de aprobación.

 

Facturación y proceso de pago

Una vez finalizado el proceso diseño o de producción y entrega de los archivos o el material correspondiente, se procede a facturar con ese número de OC, que es el que tiene el detalle del trabajo entregado.

En la confección correcta de una factura deben figurar los siguientes datos: el número de OC, un mínimo detalle del trabajo (por ejemplo: diseño/campaña/material) y el nombre y apellido del solicitante. – Esto último para que saber a qué sector de la compañía le corresponde el trabajo para enviar a Cuentas a Pagar.

Cuentas a pagar es el sector que se ocupa propiamente abonar el servicio.

Una vez generada la factura se debe enviar a Pago a Proveedores. Si la factura es impresa, se debe enviar el original a la empresa en determinado horario y locación que fue indicado en el momento del alta, si no, lo consultan a los solicitantes.

Mi consejo es que, si van a entregar facturas originales en Pago a Proveedores, le saquen una fotocopia y la hagan sellar como Recibida con la fecha de ingreso a la compañía, ya que esto les queda como garantía de entrega de la misma y les puede ahorrar problemas en el futuro, ya que, por ejemplo, se puede traspapelar la factura en cuestión, y eso demoraría todo el proceso de pago.

Una vez me pasó que se perdió una de mis facturas originales y nunca llegó a Cuentas a Pagar, y por tener la factura sellada con la fecha en que me la recibieron en la compañía, directamente hice el reclamo de la demora sin tener que volver pasos atrás. – Si no hubiese tenido esta copia sellada, hubiese tenido que anular la factura enviada, confeccionar otra y volverla a enviar. Sumado a esto, hubiera tenido que hacer una Nota de Crédito anulando la anterior no procesada. Esto sirve tanto para empresa, para poder anular los saldos de los presupuestos duplicados o en caso de que se llegue a encontrar esa factura perdida, no siga curso, y también para uno, para no tener duplicada la facturación.

En los casos que la factura sea electrónica se debe enviar directamente al mail de contacto de Pago a Proveedores que, si no lo tienen, lo consultan. Además, sugiero enviar las mismas a los solicitantes para que cuando el proceso avance, ellos puedan autorizarla internamente para que siga su curso ya que la factura en sí, es un comprobante.

 

Orden de pago

Una vez que a factura hace su proceso y es autorizada internamente por los solicitantes y los gerentes del departamento involucrado, llega a Cuentas a Pagar, quien es el que finalmente el que autoriza el pago emitiendo una Orden de Pago (OP) para que sea efectivo, ya sea mediante transferencia o cheque. Este departamento también suele avisar por mail las fechas de entregas de los mismos.

Esa misma OP es necesario conservarla o reclamarla si no fue entregada para luego poder hacer los descargos de las retenciones ante el recaudador fiscal.

Otros datos

  • Todos estos mensajes y órdenes generalmente se envían por e-mail al registrado en el alta.
  • Cualquier modificación que hagas en tu situación fiscal, tenés que actualizarla en el cliente. Generalmente se deben enviar los mismos papeles del alta con la modificación para que vuelvan a procesar los datos.
  • Ser titular de la cuenta te ayuda a poder resolver cualquier problema que se presente a la hora de entregar o solicitar algunos documentos o cheques.

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